Microsoft Office 365 für Vereine – Teil 1 – Beantragung

Standard

Wie Du mit Microsoft Office 365 für Vereine Deine Vereinsarbeit effizient gestaltest, beschreibe ich hier. So gut wie alle Menschen in Deutschland sind irgendwie in einem Verein organisiert. Ich selbst spiele Tennis im Tennis Club Kayhude (facebook.com/tennisclubkayhude). Wir hatten letztens die Diskussion, wie organisiere ich die Vereinsarbeit effizient. „Wir brauchen eine Domain, eine Webseite, Email-Adressen, ein Platz zur Ablage von Dateien, etc.“ Und am liebsten sollte das Angebot kostenlos sein.

Update: Ich habe einen zweiten Teil verfasst. Darin geht um die Einrichtung der Email-Adressen

Wie das geht?

1. Was ist Office 365?

Kurz gesagt ist es eine komplette Online-Software-Sammlung für eine effiziente Zusammenarbeit im Büro. Kostenfrei sind die folgende Komponenten:

  • Webversionen von Word, Excel
  • Dateispeicherung und -freigabe mit 1 TB OneDrive-Speicher
  • E-Mail, Kalender und Kontakte mit einem 50-GB-Posteingang
  • Onlinebesprechungen, Chatnachrichten, Audio-, HD-Video- und Webkonferenzen
  • Microsoft Teams, ein zentraler Ort für die Teamarbeit
  • Intranetwebsite für Ihre Teams
  • Soziales Unternehmensnetzwerk für die Zusammenarbeit über Abteilungen und Standorte hinweg
  • Werkzeuge für das Arbeitsmanagement, die helfen, Pläne zu erstellen und Aufgaben zu organisieren, zuzuweisen und gemeinsam zu erledigen
  • Werkzeuge für das professionelle Erzählen von digitalen Geschichten
  • Maximale Anzahl Benutzer: 300

2. Verein für die Nutzung für Office 365 für Vereine bei Microsoft anmelden

Hier stellt Microsoft einen Registrierungs-Wizard zur Verfügung, mit dem man seinen Verein für „Office 365 für Vereine“ anmeldet.

Zuerst gibst Du alle Informationen zu Deinem Verein ein, das muss ich nicht weiter erklären.

Wenn Du die folgende Abfrage siehst, dann benötigst Du den Freistellungsbescheid vom Finanzamt für Deinen Verein. Das ist eine Bestätigung, in der das Finanzamt die Gemeinnützigkeit Deines Vereins bestätigt. Dieses Schreiben reicht, damit Microsoft Deinen Antrag anerkennt. In das Feld „Rechtliche Identifizierung“ trägst Du Eure Steuernummer (xx/xxx/xxxxx) ein. Das Schreiben selbst lädst Du in Form eines PDFs hoch.

Office 365 für Vereine

Danach führst Du den Wizard weiter durch, das ist in aller Regel selbsterklärend.

Nachdem Du fertig bist, dauert es ein wenig bis Microsoft Deinen Antrag geprüft hat. Bei uns hat es weniger als einen Tag gedauert.

Nachdem dann die Email mit der Bestätigung gekommen ist, kannst Du Dich bei portal.office.com  amelden und weitermachen.

3. Produkte aktivieren

Microsoft hat bis jetzt ja nur Euren gemeinnützigen Status anerkannt. Nun musst Du noch die gewünschten Produkte aktivieren. Neben kostenpflichtigen Produkten gibt den Office 365 E1 Plan, der für Vereine kostenfrei ist.

Dafür oben links dieses Icon suchen und anklicken.

Office 365 für Vereine

Dann kommst Du ins Bestell-Portal, wo Du den E1 Plan suchst und aktivierst.

In einem weiteren Blog Beitrag beschreibe ich dann später wie man seine Email-Adressen und Domains in Office 365 integriert.

Viel Spaß beim Basteln.

Bei Fragen fragen…

Zum zweiten Teil – Einrichten einer Email

39 Gedanken zu “Microsoft Office 365 für Vereine – Teil 1 – Beantragung

  1. Frank Hartmann

    Hallo Henrik,

    super Tipp. Dass ich deinen Blog erst jetzt gefunden habe… 🤔
    Ich habe das jetzt mal für meinen Sportverein beantragt. Bin schon gespannt.
    Unsere Zusammenarbeit funktioniert im Moment mit Google (Drive, Mail usw…) Bin damit aber nicht soo glücklich…

    Bis dann
    Frank

    • Hallo Frank,
      vielen Dank für das Lob. Google nimmt Euch leider sämtliche Rechte an Euren Daten weg. Sobald man ein Bild auf Google Fotos hochgeladen hat, so darf Google damit machen was es will. Das ist bei Microsoft nicht so.
      VG
      Henrik

  2. Sven

    Hallo,

    kannst du noch etwas genauer beschreiben wo ich den Plan 1 finde ?
    Ich möchte Exchange Online aktivieren, finde i Optione aber nicht.

    Danke

  3. Lukas

    Hallo Henrik,

    vielen Dank für den Beitrag. Wir sind gerade auch an der Beantragung. Vielleicht kannst du uns hier weiterhelfen:
    Weshalb möchte Microsoft wissen was wir für ein Gesamtbudget haben? Bezieht sich das jährlich auf den Verein oder ist hiermit das Budget für den erwerb von Software gemeint?

    Grüße Lukas

  4. Christian

    Hallo Henrik, ich habe unseren Verein auch gerade registriert. Auf dem NPO Portal finde ich neben dem kostenlosen Office 365 E1 Plan auch einen „Microsoft 365 Business Premium“ Plan, der als Spende tituliert ist und bei weitaus größerem Umfang (quasi alle MS Produkte) ebenfalls kostenfrei angeboten wird. Warum sollte ich nicht lieber diesen Plan nehmen?
    Ich habe schon herausgefunden, dass Spenden-Lizenzen nur für bezahlte Mitarbeiter und Vorstandsmitglieder gelten – das wäre bei uns passend. Sollte ich dann lieber diesen PLan nehmen? Oder ist da irgendwo ein Haken? Danke, Christian

    • Hallo Christian, Du hast richtig herausgefunden, dass die Lizenz Microsoft 365 Business Premium mehr bietet. Diese Lizenz war zum Zeitpunk als ich den Beitrag geschrieben habe noch nicht verfügbar. Nimm ruhig diese Lizenz. Alles gut. Viele Grüße

      • Patrick

        Hallo Henrik, habe das gleiche Problem, wie Lukas beschreibt. Allerdings wenn ich 0 eingebe, bringt mir das Tool einen Fehler, einer ungültigen Zahl.
        Gibt es denn mittlerweile Erfahrungen von anderen, was hier für einen Verein eingegeben werden muss? Viele Grüße

        • Hi Patrick,
          ich weiß leider nicht was MS mit dieser Angabe macht oder ob MS ab einem bestimmten Betrag die Unterstützung ablehnt. Ich persönlich würde diese Angabe als IT-Budget interpretieren. Und dieser ist in einem Verein meistens sehr sehr gering.
          Viele Grüße
          Henrik

  5. Sarah

    Hallo Hendrik,

    super Beitrag. Der hat mit im Frühjahr schon sehr geholfen bei der Einrichtung von Microsoft 365 Business Premium für unseren Verein.

    Wenn ich es jetzt richtig verstanden habe, kann ich 10 Lizenzen vergeben, die die Business Premium Rechte bekommen, und dann 25 weitere Lizenzen für das Non-Profit-Portal. Alle, die bisher diese letzteren Rechte erhalten haben, haben aber keine Funktionen zur Verfügung.

    Wir sind 11 Personen im Vorstand und möchten z.B. Vorstandssitzungen über Teams abhalten.

    Viele Grüße

    • Hallo Sarah,
      vielen Dank für das Lob. die Rechte für das Non-Profit-Portal haben nicht mit dem eigentlichen Produkt „Microsoft 365“ zu tun. Dies ist lediglich das Recht das Non-Profil-Portal aufzurufen. Eine 11te Person muss korrekt Lizenziert werden. Dafür gibt es ja auch den sehr vergünstigten Preis für Vereine.
      Viele Grüße
      Henrik

  6. Tom Bauer

    Hallo Henrik,
    dank deiner Anleitung konnte unser Verein ein super System einführen.
    Weißt du, wo ich die kostenfreie Lizenz verlängern kann? Scheinbar gibt Microsoft nur immer für ein Jahr im Voraus die Lizenz.
    Gruß Tom

  7. Sebastian

    Hallo Henrik,

    danke für die zusammengetragenen Informationen. Ich bin gerade dabei mich zu diesem Thema schlau zu machen, da kommen mir Deine Tipps natürlich gerade recht 😉

    Gestolpert bin ich aktuell über einen Punkt bei den O365 Plänen – insbesondere beim Business Standard. Der Kostet je Benutzer 2,50 €/mtl.. Weißt Du, ob der Benutzer der Verein ist, der 10 Lizenzen* vergeben kann? Oder ist hier jedes (Vorstandsmitglied) gemeint, der eine Lizenz erhält?

    Im Klartext: 10 Vorstände teilen sich die Lizenzen für insgesamt 2,50 € /mtl.?

    *Die optimierte Office-Oberfläche auf 10 Endgeräten (5 Tablets und 5 Smartphones)

    Danke und Viele Grüße
    Sebastian

    • Hallo Sebastian,
      ich bin mir nicht sicher, ob ich Dich richtig verstanden haben. Lizensiert wird immer ein Benutzer. 10 Vorstände erfordern 10 Lizenzen. Microsoft spendet 10 Lizenzen vom Produkt „Microsoft 365 Business Premium“. Der elfte Benutzer muss dann kostenpflichtig (Aber immer noch stark rabattiert) lizensiert werden. Ein Tip: Nutze zudem die „Microsoft 365 Business Basic“ Lizenzen. Davon spendet Microsoft 300 Stck.!
      Viele Grüße
      Henrik

  8. Christian

    Hallo Henrik,

    super Infos auf Deiner Seite zu den Non-Profit-Angeboten von Microsoft. Ich bin begeistert über deine leicht verständlichen Texte und Anleitungen.

    Ich hätte gerne gewusst, wie lange man erfahrungsgemäß die MS Non-Profit-Lizenzen nutzen kann. So weit ich es verstehe, gilt es nach der erfolgreichen Beantragung erst mal nur für ein Jahr.

    Was ist danach? Müssen wir dann zahlen oder verlängert sich der Vertrag um weitere Jahre? Muss man dann jedes Jahr wieder einen neuen Antrag stellen? Wie sind hierzu Deine Erfahrungen?

    Viele Grüße,

    Christian K.

  9. Nicole Harz

    wir sind ganz neu als NON-Profit-Unternehmen anerkannt worden und haben 10 Lizenzen der kostenfreien Business Premium Version geholt.
    Ich bin davon ausgegangen, dass man bei der höherwertigeren Version die Teamsbesprechungen auch aufzeichnen kann, aber leider funktioniert das nicht (die Auswahl ist grau und kann nicht angeklickt werden), ob wohl in den Einstellungen der Button für die Aktivierung der Aufzeichnung seit Tagen auf „EIN“ steht“. Was hab ich falsch gemacht?
    Oder muss ich zusätzlich noch die E1-Lizenzen erwerben?
    Wie viele kann ich von E1 noch bekommen, wenn ich schon 10 Business Premium habe?

      • Nicole

        wir haben erst mal nur intern „ausprobiert ohne Gast, d funktionierte es auch schon nicht. Ich habe aber mittlerweile rausgefunden, dass das wohl ein allgemeines Problem von Microsoft ist, erste Meldungen in anderen Foren liest man sogar schon seit August letzten Jahres.
        Theoretisch soll mit über ein Powershell irgendwelche Eingaben ändern können, aber da, wo geändert werden soll, komme ich erst gar nicht hin …

  10. Oliver

    Hallo Henrik, da wir bei uns keine Gemeinnützigkeit im Verein haben würde ich dennoch gerne das Office 365 Family Paket kostenpflichtig nutzen. Geht das dann auch so das wir 5 in der Vorstandschaft quasi die Familie sind und das auch so nutzen können? Natürlich kostenpflichtig mit ca.100 Euro im Jahr. Gruß Oliver

  11. Petra

    Hallo Henrik, direkt nachdem ich unseren Verein gerade registriert habe, habe ich gleich 2 Emails erhalten mit dem Betreff: Die ersten Schritte mit Ihrer neuen Testversion von Non-Profit-Portal.
    Was bedeutet das genau?
    Bei Kontoinformationen wird als Name der Testversion: Non-Profit-Portal angegeben, Ablaufdatum ist der 11.03.2031!
    Sorry, aber das verwirrt mich grad etwas.
    Grüße
    Petra

  12. Ingo

    Hallo Henrik,

    vielen Dank für die super Tipps und Hinweise zum Non-Profit Portal.

    Ich habe noch mal eine Frage zu der Registrierung der einzelnen Nutzer – ist es möglich sich mit den Funktionsadressen des Vereins zu registrieren, z.B. 1Vorsitzender@xy.de, oder muss sich jeder mit seiner privaten E-Mail Adresse registrieren und irgendjemand muss dann die Leute verwalten, die freigeschaltet werden, falls sich die Funktionsträger mal ändern?

    Oder wie werden die User verwaltet?

    Beste Grüße,

    Ingo

    • Hallo Ingo, Du generierst für jeden Benutzer eine individuelle Emailadresse mit der sich der Nutze anmelden kann. Eine Funktions-Mailbox (vorstand@xy.de) kann man mit einer „Shared-Mailbox“ realisieren. VG Henrik

  13. Moin Moin Hendrik,
    erstmal herzlichen Glückwunsch und DANKE !!! Deine Infos und dein Engagement sind wirklich Gold wert… das würde ich eher von Microsoft-Support erwarten… ich habe uns jetzt mal registriert und warte was passiert… nochmals vielen Dank für deine Recherche und die kompetenten Hinweise.

  14. Markus

    Hi Hendrik,
    super Artikel! Auch unser Sportverein spielt mit dem Gedanken auf M365 und insbesondere Teams zu wechseln. In den Non-Profit-Auswahlkriterien von Microsoft steht jedoch, dass z. B. Mitglieder einer Kirche, eines Vereins oder einer Sportmannschaft KEINEN Anspruch auf Non-Profit-Angebote haben. Kennst du eine Lösung?

    • Hallo Markus,
      ja das ist richtig. Normale Mitglieder haben keinen Anspruch auf eine Lizenz, weil Sie grundsätzlich ja nicht an der Verwaltung eines Vereins beteiligt sind. Lizenzen sind „Amtsträgern“ oder „Funktionären“ vorbehalten. Aber das ist kein Problem, denn man kann die normalen Mitglieder als „Gäste“ in seine Team einladen. Als Gast hat man nicht den vollen Funktionsumfang, aber alles wichtige geht.
      VG

  15. Daniel

    Hallo Hendrik,
    Super Blog den du hier aufgebaut hast, alles einfach und verständlich erklärt. Wir nutzen seit geraumer Zeit in unserem Verein O365 Non-Profit. Ich habe gelesen das der Gültigkeits-Status für 2 Jahre gilt. Nun haben wir einen neuen Freistellungsbescheid bekommen, wie kann ich diesen bei MS einreichen oder den Status quasi aktualisieren? Hier zu finde ich nichts im Netz vll kannst du mir hier ja weiterhelfen.

    Gruß Daniel

  16. Max

    Hallo,
    wir nutzen M365 jetzt auch für unseren Verband. Ich mache mir aber noch Sorgen, da das Datenschutzprofil nicht ausgefüllt ist. Auf was muss ich dabei achten und gibt es eine Vorlage mit den notwendigsten…

    Grüße Max

  17. Clifford Fullerton

    Vielen Dank, das ist sehr hilfreich. Wir müssen in unserem Verein auch mal andere Formen der Zusammenarbeit entwickeln und da hilft das enorm.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.