Microsoft Teams für Vereine – kostenlose Online Versammlungen

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In meiner Blog-Reihe Office 365 für Vereine habe ich Dir bisher in Teil 1 gezeigt wie man Office 365 für Vereine kostenlos von Microsoft beantragt. Zudem habe ich in Teil 2 gezeigt, wie man Email-Adressen in Office 365 einrichtet. Nun möchte ich Dir zeigen, wie man mit Microsoft Teams für Vereine, was Teil von Office 365 ist, kostenlose Online-Versammlungen abhält. Ich glaube das ist ganz hilfreich in den aktuellen Zeiten.

Ich biete aus gegebenen Anlass kleinen Vereinen, die ohne besonders großes IT-Budget auskommen müssen, unentgeltlich Hilfe bei der Einrichtung von Office 365 an. Wer Bedarf hat einfach melden. Immer vorbehaltlich meiner zeitlichen Verfügbarkeit und ohne Garantieansprüche. Dieses Angebot ist vollkommen unverbindlich.

Microsoft Teams für Vereine ist das Tool von Microsoft zur effizienten Online-Zusammenarbeit. Arbeiten an Dokumenten, Online-Meeting, Chatten, Dateiaustausch, Dateiablage, Telefonanrufe, Video-Anrufe, und vieles mehr ermöglicht Microsoft Teams. Und für Vereine, die eine E1 Lizenz haben können Microsoft Teams für Vereine sogar kostenlos nutzen. Wie man eine solche kostenlose E1 Lizenz bekommen kann, habe ich hier beschrieben.

Microsoft Teams für Vereine Logo

Den Teams-Client gibt es für Windows, Android, iOS, Linux und im Browser. Hier kann man sich den Client herunterladen. Ist der Client einmal installiert, muss man sich mit seiner Email-Adresse und seinem Passwort anmelden.

Hat man den Client gestartet, so steht man vor der Aufgabe sein erstes Team zu definieren.

Einem Team beitreten

Jedes Team besteht standardmäßig erstmal nur aus dem Kanal „Allgemein“. Du kannst zu jedem Thema Deine eigenen Kanäle anlegen, um über Themen und Diskussionen den Überblick zu behalten.

Im weiteren Verlauf gehe ich auf die folgenden Punkte genauer ein, da sie wie ich glaube in der Vereinsarbeit immer relevant sind.

Inhalt Microsoft Teams

  • Online-Versammlungen mit und ohne Video
  • Versammlungsprotokoll online
  • Online-Abstimmungen mit Polly

Online Versammlungen mit und ohne Video

Das Planen einer Online-Versammlung ist zunächst keine Raketenwissenschaft. Gehe auf Kalender, erstelle einen Termin, gebe ein Thema ein und füge Teilnehmer hinzu. Voila. Was Du aber während der Versammlung machen kannst, ist schlicht phänomenal. Schritt für Schritt.

Steuerungsfunktionen in Microsoft Teams in einem Online-Meeting

Bist Du in einer Online-Versammlung, so hast Du nun die folgenden Möglichkeiten. Ganz links hast Du ein Kamera- und Mikrofon-Symbol. Ganz genau, damit startet man die Kamera oder das Mikrofon. Mit dem Pfeil nach oben kannst Du eine Präsentation starten. Hier hast Du u. a. die Auswahl, ob Du Deinen gesamten Bildschirm oder nur eine bestimmte Anwendung teilen möchtest. Das kleine Schildchen-Symbol öffnet den Besprechungs-Chat in dem chronologisch Chat-Nachrichten und andere Meldungen angezeigt werden. Das Symbol mit den kleinen Figuren ermöglich das dynamische Hinzufügen von Teilnehmern in die Besprechung.

Die drei Punkte enthüllen das folgende Menu, welche Dir die zwei anderen Funktionen (Protokoll, Abstimmung) ermöglichen.

Menü in Microsoft Teams in einem Online-Meeting

Die Geräteeinstellungen sind u. a. dafür da, um das gewünschte Mikrofon und die gewünschte Kamera auszuwählen. Der Vollbildmodus ist selbsterklärend. Der Live-Untertitel ist für Umgebungen gedacht in den man schlecht hören kann. Dann wird jedes gesprochene Wort als Untertitel automatisch angezeigt. Diese Feature gibt es im Moment nur für Englisch als gesprochene Sprache.

Versammlungsprotokoll online in Teams speichern

Mit einem Klick auf Besprechungsnotizen öffnet sich ein neues Fenster in dem Du Notizen machen kannst, die dann jeder Teilnehmer sehen kann. Das ist eine einfache Art ein Versammlungsprotokoll zu verfassen. Nachträgliches versenden an die Teilnehmer nicht notwendig. Jeder hat bereits Zugriff drauf, weil er Mitglied im Team ist. Jeder kann gleichzeitig Protokolleinträge machen und jeder sieht was dort passiert. Papier ist ab sofort nutzlos.

Eine Versammlung (incl. Protokoll und Aufzeichnung) wird auch nicht einfach gelöscht wenn sie vorüber ist, nein sie wird im Verlauf gespeichert. Man kann somit jederzeit nachträglich wieder auf Notizen, Aufzeichnungen und Chat-Nachrichten zugreifen.

Ein sehr praktisches Feature ist auch „Aufzeichnung beginnen“, damit kannst Du den gesamten Verlauf auf Video mit Ton aufzeichnen und als Dokumentation archivieren. Sehr gut, um nachher wichtige Entscheidungen und Erörterungen nochmal nachvollziehen zu können.

Online Abstimmungen mit Polly

In jeder Vereinsversammlung gibt es Dinge abzustimmen. Das kannst Du während einer Online-Versammlung (oder davor oder danach) ganz einfach folgendermaßen realisieren.

Klick im Teams-Client unten links auf „Apps“.

Apps Button im Microsoft Teams Client

Und füge Deinem Team einmalig die App Polly hinzu. Mit einem Klick auf „Create“ erstellst Du eine neue Abstimmung. Du kannst ab sofort so viele Abstimmungen abhalten wie Du benötigst.

Polly in Microsoft Teams Client

Hier stellst Du nun Deine Frage zur Abstimmung in das Team ein. Deine Abstimmung muss nicht unbegrenzt laufen. Schränke die Zeiten ein, in der die Personen abstimmen dürfen z. B.: nur während der Online-Versammlung. Dann formuliere Deine Frage und gebe Antworten vor. Zudem kannst Du die Abstimmung auch anonym machen. Und und und.

Wie ich glaube ist Polly für das Abstimmen in Vereinsversammlungen gut geeignet, zudem voll dokumentiert, online und papierlos. Geht es eigentlich noch besser? Ja! Das ganze funktioniert nicht nur mit einem PC, sondern auch mit jedem Handy auf dem der Teams-Client installiert ist.

Fazit

Ich glaube was Microsoft hier den Vereinen kostenlos anbietet ist schlicht phänomenal. In den beiden ersten Teilen von Office 365 für Vereine

habe ich bereits gezeigt was möglich ist. Dieser Blog über Teams kratzt nur die Oberfläche der Funktionen, die mit Teams möglich sind. Man könnte mittlerweile ganze Bücher mit Use-Cases zur Team-Zusammenarbeit füllen. Ein Klick in „Apps“ genügt.

Viel Spaß beim Ausprobieren.

4 Gedanken zu “Microsoft Teams für Vereine – kostenlose Online Versammlungen

  1. Christiane Theiß

    Hallo Henrik,

    vielen Dank für die Mühe, die Du Dir mit dieser Webseite gemacht hast! Sie ist prima.

    Ich habe mal eine Frage, die Du vielleicht beantworten kannst:
    Weißt Du, ob bei der Lizenz für Vereine die gleiche maximale Teilnehmerzahl an einer Videokonferenz gilt wie bei einer bezahlten Lizenz?

    Die Information wäre für unseren Vereinsabend am Mittwoch sehr hilfreich.

    Viele Grüße aus Hamburg
    Christiane

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